Является структурным подразделением аппарата мэрии г.Бишкек, организует делопроизводство, осуществляет регистрацию входящих и исходящих документов, а также обеспечивает контроль за состоянием исполнительской дисциплины согласно Регламента мэрии и постановления Правительства Кыргызской Республики №370 от 25.08.1995г. «О типовой инструкции по делопроизводству», организует работу над усовершенствованием процесса документооборота в мэрии г. Бишкек.

Основные задачи отдела

• разработка и обеспечение реализации единой согласованной политики города Бишкек по курируемым вопросам;
• координация и обеспечение эффективности деятельности структурных и территориальных подразделений мэрии города Бишкек по реализации задач по основному направлению деятельности;
• контроль по исполнению структурными и территориальными подразделениями мэрии, и территориальными подразделениями органов государственной власти, учреждениями, организациями и предприятиями нормативно-правовых актов Кыргызской Республики, подзаконных актов, поручений вышестоящих органов, решений городского Кенеша, постановлений коллегии мэрии, её постановлений и распоряжений, иной корреспонденции по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
• обеспечение надлежащей работы по основным направлениям деятельности структурных подразделений, организаций и предприятий мэрии г. Бишкек, входящих в компетенцию отдела, доведение до них задач устанавливаемых вышестоящими органами, законодательными актами, Указами Президента Кыргызской Республики, решениями Правительства Республики, распоряжениями мэрии г. Бишкек
• контроль и координация действий по исполнению входящей и исходящей документации мэрии г. Бишкек;
• анализ нормативной обеспеченности, оказание помощи и содействия в области развития и совершенствования законодательной базы Республики в отношении местного самоуправления, отрасли и подразделений, курируемых отделом;
• координация деятельности подведомственных служб, курируемых отделом, по обеспечению выполнения поставленных задач и возложенных обязанностей, поручений руководства мэрии, городского Кенеша депутатов в рамках установленных законодательством;
• подготовка материалов на заседания коллегии мэрии, селекторные совещания, организация совещаний, подготовка протоколов и поручений, подготовка распорядительных документов мэрии подведомственным предприятиям и организациям и контроль их исполнения;
• контроль, учет и координация действий по исполнению входящей и исходящей корреспонденции по курируемым подразделениям, соблюдению регламента работы мэрии, работа с письмами, заявлениями граждан, свод и обобщение материалов и подготовка ответов в вышестоящие органы.
• обеспечение ведения делопроизводства, осуществление контроля за состоянием исполнительской деятельности мэрии г. Бишкек;
• организация работы с поступившими в мэрию г. Бишкек документами, контроль за их своевременным рассмотрением и исполнением;
• организация работы с поступающими в мэрию г. Бишкек письмами, заявлениями и жалобами граждан, контроль за их своевременным рассмотрением;
• организация приема граждан по их заявлениям, жалобам и предложением;
• организация осуществления контроля за выполнением аппаратом мэрии, районными администрациями и структурными подразделениями по исполнению Указов, постановлений и распоряжений Президента, Правительства Кыргызской Республики, постановлений коллегии и поручений мэра и руководства мэрии г. Бишкек;
• обеспечение учета и контроля собственных постановлений и распоряжений мэрии г. Бишкек.

В соответствии с возложенными задачами отдел осуществляет следующие основные функции:

• обеспечивает взаимосвязь руководства мэрии г. Бишкек с районными администрациями, структурными подразделениями мэрии г. Бишкек, по относящимся к компетенции отдела вопросам;
• осуществляет контроль за своевременным исполнением курируемыми службами мэрии г. Бишкек поручений и решений Президента Кыргызской Республики, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, решений Бишкекского городского Кенеша депутатов, коллеги мэрии г. Бишкек и её постановлений и распоряжений;
• информирует руководство мэрии по документам и обращениям по вопросам, относящимся к компетенции отдела, поступившим от органов государственной власти, готовят по ним необходимые материалы;
• организует контроль через районные администрации, структурные подразделения мэрии и органы местного самоуправления исполнения на территории города указов и распоряжений Президента КР, постановлений и распоряжений мэра г. Бишкек, по вопросам относящимся к компетенции отдела;
• получает материалы и информацию, готовит предложения по заслушиванию отчетов районных администраций, структурных подразделений мэрии и органов местного самоуправления на коллегиях мэрии г. Бишкек, по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
• участвует в совещаниях по вопросам, относящимся к компетенции отдела, оформляет протоколы совещаний, контролирует их исполнение;
• организует разработку проектов текущих и перспективных планов работы мэрии г. Бишкек по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
• обеспечивает личный прием курирующими вице-мэрами граждан по различным вопросам, ведет учет и контроль выполнения решений достигнутых в ходе личного приема.
• осуществляет иные функции, связанные с областью ведения отдела, не противоречащие законодательству Кыргызской Республики.
• организует и обеспечивает функционирование в структурных подразделениях мэрии единой системы делопроизводства, разработка сводной номенклатуры дел мэрии г. Бишкек;
• обеспечивает оперативного прохождения документов в мэрии, и документационное обеспечение структурных подразделений мэрии г.Бишкек;
• организует прием, учет, направление и доставка поступающей служебной корреспонденции, отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;
• осуществляет контроль за сроками реализации входящих и исходящих документов;
• организация работы по оформлению и выпуску постановлений, распоряжений мэра, оперативное доведение принятых решений до исполнителей;
• осуществляет контроль за сроками реализации постановлений, распоряжений, поручений мэра г. Бишкек;
• осуществляет контроль за сроками реализации постановлений коллегии мэрии;
• организует прием, учет и хранение законченных делопроизводством документов мэрии г.Бишкек, научно-техническая обработка и передача архивных документов на государственное хранение;
• организует учебы сотрудников аппарата мэрии, оказание практической и методической помощи по вопросам делопроизводства;
• прием, учет, хранение подлинников постановлений, распоряжений мэрии г.Бишкек;
• техническое обеспечение работы с документами машинописным, звукозаписывающих, копировально-множительных и стенографических работ;
• разработка и осуществление мер по обеспечению режима секретности при обращении с документами в мэрии г.Бишкек;
• контроль за соблюдением регламента работы с документами в мэрии г. Бишкек.
• обеспечение связи по вопросам реализации Закона о государственном языке с прессой, радио и телевидением, общественными организациями
• организация конкурсов, олимпиад по развитию государственного языка

Оказание методической и консультативной помощи инспекторам по развитию государственного языка в районных администрациях

• организация методической помощи и содействия департаментам, службам в реализации вопросов, касающихся государственного языка
• подготовка и представление руководству мэрии докладов, аналитических и информационных материалов по вопросам развития государственного языка.